La administración de proyectos es una de las actividades más importantes de quehacer humano. En gran medida, la administración de proyectos determina el éxito o fracaso de proyectos y hasta de organizaciones enteras.
En la actualidad la administración de proyectos ha evolucionado de modelos como Waterfall, donde un gerente de proyecto establece un cronograma y dirige un conjunto de personas para cumplirlo al final de dicho cronograma, a modelos más iterativos donde los roles de administración de proyecto y de equipo han sido completamente redefinidos; dando lugar a interacciones de equipo de trabajo más ricas y productivas. Uno de estos modelos es SCRUM.
También pueden ver nuestro artículo: Realizando un Proyecto en SCRUM exitoso en 7 pasos
El siguiente mapa mental ilustra los principales elementos que componen la metodología SCRUM:
En resumen
Proceso Iterativo
El modelo SCRUM permite llevar adelante proyectos simples y complejos mediante un proceso iterativo de planeamiento y ejecución, donde los equipos de trabajo son redefinidos para cubrir roles específicos como SCRUM Master, dueño de producto y ejecutores. Cada iteración usualmente se extiende por dos o tres semanas.
¿Qué es el proyecto? un conjunto de historias de usuario o metas
Un proyecto es entonces un conjunto de metas definidas por el dueño de producto (muchas veces con ayuda del equipo de ejecución). Cada meta (también llamada historia de usuario) se define en términos de descripción y criterio de aceptación.
Un ejemplo de una historia de usuario hipotética es el siguiente:
- Descripción: Como cliente de uber, quiero poder pagar en efectivo
- Criterio de aceptación:
- La aplicación móvil tiene un botón para que el usuario escoja el medio de pago entre su tarjeta o efectivo
- Cuando el usuario elige pagar en efectivo su tarjeta no es debitada con el costo del viaje
- El conductor tiene un mecanismo para dar fe en su aplicación de haber recibido el dinero del pago
Esta lista de historias de usuario es luego revisada por el equipo de ejecución para estimar a grosso modo el esfuerzo requerido para realizar cada una de ellas. Esta estimación de esfuerzo se hace en puntos relativos (1,2,3,5,8,13) . La siguiente lista muestra un ejemplo de la equivalencia de los puntos al esfuerzo requerido:
- 1 punto: La historia de usuario se puede completar en 8 horas o menos con ningun riesgo previsible de extender su ejecución y ninguna dependencia externa.
- 2 puntos: La historia de usuario se puede completar en 16 horas o menos y/o involucra una nivel bajo de riesgo y/o pocas dependencias externas.
- 3 puntos: La historia de usuario se puede completar en 32 horas o menos y/o existen riesgos razoables de complejidad o dependencias externas.
- 5 puntos: La historia de usuario se puede completar en 60 horas o menos (más de una semana) y/o involucra riesgos importantes en complejidad o dependencias externas.
- 8 puntos: La historia de usuario se puede completar en 80 horas o menos (dos semanas) y/o involucra riesgos críticos en términos de complejidad o dependencias externas.
- 13 puntos: La historia de usuario se puede completar en 80 horas o más (tres semanas o más) y/o involucra demasiados riesgos gríticos, demasiada complejidad o demasiadas dependencias externas.
Normalmente cuando una historia de usuario se estima en 5 puntos o más, se realiza el ejercicio de dividirla en historias de usuario más pequeñas que puedan ejecutarse en menos de una semana cada una.
Como nota final, existen dos tipos de historia de usuario: las historias de negocio y las historias de investigación (SPIKES). Las historias de investigación normalmente miden 2 a 3 puntos, tienen como objetivo aprender cómo se hace algo (crear conocimiento en el equipo) y culminan con documentación sobre el resultado de la investigación y posiblemente nuevas historias de negocio a ser ejecutadas en iteraciones posteriores.
Al conjunto de historias de usuario que definen un proyecto se le llama «backlog»
Iteraciones, tareas y ejecución
Cada iteración de dos o tres semanas se inicia con un proceso detallado de planeamiento donde cada historia de usuario del backlog que se vaya a trabajar en la iteración es desglosada en tareas y miembros del equipo que realizarán cada tarea, más una estimación en horas del esfuerzo necesario para realizar cada tarea.
Al conjunto de historias de usuario y tareas elegidas o planeadas para ejecutarse en una iteración se le conoce como el compromiso del equipo en esa iteración. El equipo entonces hará todo lo necesario para cumplir con su compromiso para con el cliente o el dueño del producto; incluyendo trabajos interdisciplinarios, investigaciones, sesiones de trabajo, etc.
Una historia de usuario se considera terminada cuando (1) todas sus tareas han sido completadas con éxito, (2) se han cumplido todos los criterios de aceptación y por ende ha sido aceptada por el dueño de producto y (3) la historia de usuario cumple con la definición de terminado que normalmente incluye documentación, integración de resultados, demostraciones, pruebas, etc.
Rituales o Ceremonias
Se dice que la vida del ser humano está definida por sus rituales, por aquellas cosas que realiza frecuentemente. Por ejemplo una persona que tiene el ritual de levantarse a las 4 de la mañana a correr tiene una definición de vida diferente de una persona que tiene el ritual de levantarse a las 8am a tomar capuccino dulce.
Los principales rituales del modelo SCRUM inclyen:
- Planeamiento Incremental del Producto: Es cuando se revisa el backlog en equipo y se determinan los cambios necesarios (remover historias de usuario, agregar nuevas historias de usuario, nuevas dependencias, etc.)
- Poda del backlog (grooming): Es cuando se realiza la estimación de cada historia de usuario en términos de puntos. Para esto el equipo (incluyendo el dueño del producto) se reunen por dos o más horas y revisan la definición de cada historia, el criterio de aceptación de cada historia y la definición de «terminado» adoptada por el equipo.
- Planeamiento de Iteración: En esta ceremonia de aproximadamente 1 a 2 horas se planea la itereación siguiente. Normalmente se realiza inmediatamente después del cierre de la iteración anterior. Aquí se identifican (1) aspectos limitantes como la disponibilidad de cada miembros del equipo, vacaciones, etc; (2) las historias de usuario que se trabajarán en la iteración siguiente y (3) las tareas específicas y la estimación en horas de cada tarea. De nuevo, al conjunto de historias de usuario y tareas de una iteración se le conoce como el compromiso del equipo.
- Reunión de Actualización Diaria (DSU): Esta es una ceremonia de máximo 15 minutos donde cada miembro del equipo comunica sus avances, la ayuda que pudiera necesitar y sus planes para el día. Es importante aclarar que un DSU donde nadie necesita ayuda es probablmente un DSU demasiado superficial.
- Cierre de Iteración: En esta sesión normalmente de 1 hora se da por concluida una iteración y se identifican logros, correcciones de equipo necesarias y planes. Normalmente se realiza junto con el Planeamiento de Iteración en una sesión conjunta que ronda de 2 a 3 horas.
- Demostraciones: Cada miembo del equipo demuestra sus logros de la iteración.
- Retrospectiva: Esta ceremonia tiene como objetivo la mejora continua del equipo. Acá cada miembro del equipo expresa qué cosas considera que el equipo debería (1) dejar de hacer, (2) continuar haciendo/profundizando y (3) comenzar a hacer; especialmente con miras a la parte del compromiso de iteración que no se haya logrado o a las dificultades que se enfrentaron durante la iteración.
- Movimientos de historias de usuario no terminadas a la iteración siguiente
Estado del Proyecto, Métricas y Velocidad de Equipo
Como ya mencionamos un proyecto es definido como el conjunto de historias de usuario que componen el backlog y por sus recursos, es decir el equipo de ejecución.
El tamaño del backlog se define como la suma de los puntos asignados a todas las historias de usuario del backlog.
Luego de tres iteraciones es probable que el equipo de ejecución sea capaz de preveer cuantos puntos pueden ejecutar por iteración. Esta métrica es importante para el proyecto por que permite estimar en el tiempo la duración aproximada del proyecto.
Así, si un backlog mide 100 puntos, y la velocidad del equipo es de 10 puntos por iteración de dos semanas, se puede preveer que se requerirán al menos 10 iteraciones para completar el proyecto, es decir 20 semanas o lo que es lo mismo 5 meses.
Estas métricas aparte de ser muy simples permiten también conocer en el tiempo el estado del proyecto, tanto respecto a la iteración que se está ejecutando (cuantos puntos han sido aceptados, cuantos puntos están siendo ejecutados (WIP), cuantos puntos no se han empezado) así como respecto al proyecto como un todo (cuantos puntos se han ido ejecutando por iteración, cuantos puntos faltan para completar el proyecto, incrementos o disminuciones de velocidad de equipo en el tiempo, etc.)
Enlace a Plantilla
Como un aporte final les adjunto este enlace donde resumo los roles, ceremonias y presento una plantilla para un backlog de historias de usuario.
También en esta plantilla muestro la construcción de un gráfico de «burn-down» que permite visualizar el avance de la iteración vs el ideal esperado.
Espero que les sea de utilidad.
Enlace de Google Sheets. Plantilla SCRUM (haga clic acá)
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