Nunca antes hemos enfrentado una necesidad de enfocarnos como ahora. Estamos rodeados de distracciones que claman por nuestra atención a cada momento.
En este artículo exploraremos algunas características de esto que llamamos enfoque y dedicación, y algunas ideas para asegurar una adecuado desempeño en nuestra vida diaria.
Multitarea y Cambio de Contexto
Vamos a comenzar diciendo que la multitarea es una espada de doble filo con la que prácticamente todos nos hemos cortado con frecuencia. La multitarea nos permite cambiar de contexto de forma muy rápida, sin medir el costo – que suele ser muy alto – de dicho cambio de contexto.
Lo primero que debemos hacer es reducir al mínimo las posibilidades de cambio de contexto y de multitarea.
Dominios de Enfoque
Podemos visualizar diversos dominios o tipos de enfoque; por ejemplo; hay diferencias entre la atención que podemos dedicar (1) a nuestras tareas laborales vs. la atención (2) a una persona en una conversación, o (3) a los niños o incluso la atención que prestamos en (4) reuniones masivas, (5) reuniones de equipo locales o (6) remotas.
En el presente artículo nos vamos a enfocar en la atención que dedicamos a las tareas laborales, como elemento habilitador de una mejor atención en todas las otras áreas de nuestra vida.
Algunas Ideas Importantes
#1 – Hazte de una rutina
Un factor ineludible es el hecho de que la existencia es cíclica. Una rutina sana te permitirá optimizar estos ciclos de la vida. De manera práctica es importante que duermas bien (sin excusas al menos 7 horas cada noche), levántate temprano (o sea vete a dormir temprano), come saludable (gran cantidad de vegetales, poca cantidad de carbohidratos), ordena las horas de «atención al público» y las horas de trabajo enfocado; haste un horario.
#2 – Visualízate (La Lista)
En no pocas ocasiones descubrimos que caminamos por la vida sin la menor idea de hacia dónde vamos, de qué queremos y de qué es lo más importante para nosotros. Pasamos de hacer una cosa a otra (cambiando de contexto) de forma emergente y desordenada.
El escenario contrario de esto es que tengamos claro qué queremos, hacia dónde vamos y qué nivel de importancia merece cada cosa en nuestra vida.
Para esto podemos acudir a una de las técnicas milenarias más efectivas que existen: el establecimiento de metas.
Haz una lista de las cosas que quieres hacer o lograr en el siguiente día, semana, mes o año.
Ordena la lista de forma que lo más importante quede primero y lo menos importante después.
Hazte a la idea de que lo que está abajo de la lista puede que nunca suceda, y eso está bien porque no es lo más importante; o que suceda en un tiempo futuro; o tal vez cambie de prioridad en algunos años.
Enfócate en hacer que suceda lo que está arriba; especialmente las primeras tres a cinco cosas que estén en la lista.
Finalmente puedes revisar la lista cada cierto tiempo (¿cada mes?) y adecuarla a los cambios de prioridad que sean necesarios.
#3 – Conoce a tu enemigo
Así como en el punto #2 procuramos conocernos a nosotros mismos en las cosas que nos motivan y que son importantes; debemos también conocernos a nosotros mismos en las cosas que nos dificultan el trabajo y el progreso.
Nuestras debilidades respecto a elementos distractores como aplicaciones de redes sociales, teléfono móvil, mensajes de email, apetito desordenado por la comida entre otras; debemos identificar qué cosas tienen el poder suficiente sobre nosotros como para sacarnos de una tarea que consideramos importante; y bloquearlas o reducirlas al mínimo posible.
Es importante entender cuándo suceden, qué las inicia y sobre todo su impacto sobre nuestra capacidad de hacer lo que realmente queremos.
En ocasiones descubriremos que estos elementos distractores son en realidad temas o actividades que tenemos pendientes de resolver; y deberemos asignarles un tiempo de agenda específico para que dejen de reclamar nuestra atención inmediata.
#4 – Ajusta el Ambiente
Una vez que conocemos lo que nos motiva (nuestras metas y objetivos) y lo que nos distrae; podemos también identificar qué aspectos ambientales favorecen nuestra concentración.
Ruido, temperatura, alimentación, personas demandantes, niveles de luz, disponibilidad de aire fresco entre otras cosas deben ser ajustadas para favorecer nuestro desempeño.
#5 – Encapsulando el Tiempo
Dice la canción que el tiempo se nos escapa de las manos; y es cierto. Transcurre sin que podamos evitarlo.
Las técnicas de time-boxing o encapsulado de tiempo tienen como objetivo establecer periodos de tiempo dedicado de forma exclusiva a una actividad a fin de obtener progreso durante ese periodo de tiempo.
Hablamos de técnicas para aniquilar el cambio de contexto.
Las dos técnicas más famosas y efectivas que conozco para encapsulado de tiempo son (1) la técnica pomodoro propuesta por Francesco Cirillo, y (2) las sesiones de trabajo en parejas (pair work)
La técnica pomodoro consiste en dedicarse a una sola cosa durante 25 minutos luego de los cuales tomamos un descanso corto de 5 minutos. Luego de tres ciclos completos y exitosos de 25/5, tomaríamos un descanso más prolongado (15 minutos)
La técnica de trabajo en parejas consiste en aliarse con un miembro de equipo y trabajar juntos una misma tarea de forma dedicada. Viene de la técnica de pair programming usada en metodologías de desarrollo de software como AGILE, eXtreme Programming o SCRUM.
#6 – No te quedes en el barro
Una de las principales causas de ineficiencia en nuestro desempeño cotidiano es nuestra propia ignorancia y nuestra propia incapacidad técnica.
No es de extrañar que pasemos horas tratando de resolver un problema que no entendemos, que no hemos realizado antes o del cual desconocemos la forma óptima de realización.
30 minutos es suficiente para estar estancado en algo que nos resulta desconocido. Luego de eso lo mejor es buscar ayuda.
Se requiere mucho profesionalismo y coraje para preguntar. En otras palabras solo los profesionales más capacitados y valientes preguntan constantemente y piden ayuda a tiempo.
#7 – Anclaje Visual
En reuniones remotas siempre estamos expuestos a distracciones de todo tipo a las que se suman dificultades propias de la comunicación remota, como audio ineficiente, poca articulación de las palabras, falta de enfoque visual, falta de lenguaje corporal entre otras.
Dos técnicas que nos pueden ayudar en estas situaciones son (1) hacer dibujos (doodles) y (2) tomar notas.
Ambas actividades nos proveen de un anclaje mental a la conversación en curso; y nos permiten enfocar nuestra atención visual en imágenes tangibles que sean de bajo impacto negativo o de impacto positivo para nuestra concentración.
Dibujar diagramas sobre el tema que se está discutiendo en una reunión remota también nos ayuda a mantener una línea clara de pensamiento.
#8 – Herramientas Tecnológicas
Aparte de la técnica pomodoro y el calendario, existen diversas herramientas tecnológicas para mitigar elementos distractores en la computadora.
Dentro de las más destacables podemos mencionar: Anti-Social, Stay Focusd y Concentrate.
#9 – Café, Chocolate y Taurina
Históricamente se ha mencionado al café, el chocolate y la taurina como potenciadores de la capacidad de enfoque; sin embargo, pienso que estos no son más que drogas adictivas que podrían jugarnos en contra si abusamos de ellas.
Por ejemplo, en mi experiencia personal, tomar café luego de las 3 de la tarde puede evitar que duerma adecuadamente lo cual cobrará un alto precio en capacidad de enfoque al día siguiente.
Ciertamente un café, un pedazo de chocolate oscuro y una bebida energética no están mal en ciertas ocasiones; pero nuestra fuente de enfoque no debe basarse en ingerir estos elementos. Debe basarse en una alimentación y una rutina saludables, una motivación clara e intencional y una técnica de ejecución llevada a cabo con maestría.
En no pocas ocasiones el café, el chocolate y las bebidas energéticas serán contraproducentes.
#10 – Trascender.
Si bien es cierto nuestros deseos y metas personales tienen un peso determinante en nuestra capacidad de ejecución y de concentración, un paso fundamental para nuestra propia auto-consciencia, que nos lleva a entender más claramente nuestras motivaciones y metas es la definición de una visión para nuestra vida, una visión que sea idealista, que sea utópica, que nos lleve más allá de nuestras capacidades actuales.
«Apunta al bien más alto y encárgate de tu día a día» – J. B. Peterson
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