Reuniones Efectivas

Reuniones y más reuniones

Enfrentémoslo, nadie es una isla, y ya pasó hace rato el tiempo en que los logros eran individuales. En la actualidad cualquier logro de alto valor es realizado por equipos multidisciplinarios que mezclan sus talentos, destrezas y conocimientos en hacer que las cosas realmente buenas sucedan.

Dicho esto, pensemos todavía un poco más profundo: esas reuniones que tanto nos fastidian a veces son la forma en que los individuos dentro de un equipo realizan su acto creativo. Todo (absolutamente todo) lo que vale la pena ocurre o se realiza por medio de una o más reuniones; ya sea planeamientos estratégicos, seguimiento, sesiones de trabajo, todo ocurre en medio de esta conversación entre miembros de un equipo.

Sin embargo, en no pocas ocasiones vemos las reuniones como un simple obstáculo más que nos roba el tiempo. Es en ese momento en que debemos preocuparnos pues significa que no estamos realizando el acto creativo de equipo de forma adecuada, y en efecto perdemos el tiempo y el esfuerzo que, de otra manera estaríamos empleando en crear cosas grandes y maravillosas, de alto valor y de alto impacto.

Diferentes tipos de reuniones

El mundo moderno ha cambiado grandemente la forma en que individuos y equipos trabajan. Si bien es cierto muchas empresas hacen un esfuerzo por co-ubicar sus equipos, lo cierto es que atraer el mejor talento para nuestros equipos muchas veces riñe con la capacidad ya erosionada de tenerlos en una misma ubicación.

Es así como estas reuniones e interacciones ocurren en una multiplicidad de niveles y escenarios; para diversos objetivos y formatos de interacción.

En principio, el término reunión se puede definir como el acto de volver (re) a unirse (unión). Es decir una reunión es el acto de hacerse uno nuevamente; el cual se manifiesta en el intercambio de ideas e información tras el cual ocurre algún resultado unificado.

Podemos categorizar las reuniones en tipos de tipos:

1. Por la ubicación de sus participantes: Así podemos tener personas que se reúnen todos en una misma ubicación física (co-ubicadas) y reuniones de personas ubicadas en sitios diversos y alejados (remotas)
   
2. Por el medio de interacción: Podemos reunirnos para interactuar cara a cara de viva voz, o podemos hacerlo por algún medio electrónico, ya sea por teléfono, por video-conferencia, por mensajería de texto, la mezcla de todos estos.
   
3. Por el formato de interacción: También podemos reunirnos para escuchar una disertación magistral que se sigue de una serie de preguntas de la audiencia, o podemos reunirnos para intercambiar ideas de forma más o menos aleatoria o por turnos, y de nuevo podemos tener una combinación de formatos inacabable.

Lo cierto es que de la efectividad y calidad de nuestras reuniones dependerá nuestra capacidad de llevar a buen puerto nuestro acto creativo.

¿Qué hace a una reunión efectiva?

Independientemente del tipo, hay una serie de elementos que dan efectividad a cualquier reunión:

1. Objetivos claros y agenda: Una de las cosas que más beneficia el resultado de una reunión es tener objetivos claros y agenda que permitan a los participantes decidir la relevancia de su participación el nivel de preparación que se va a requerir de su parte.
   
2. Control del tiempo y de la discusión: Si bien es cierto en general la discusión requiere un grado importante de libertad para que todos los participantes puedan exponer sus ideas y contrastarlas con la de los demás participantes, dicha libertad debe tener límites claros. Así, es de suma importancia contar con alguien que permita a los participantes conocer cuánto tiempo y esfuerzo se está dedicando a cada aspecto o tema de la discusión y cuándo ese esfuerzo sobrepasa los limites de efectividad de la reunión.
   
3. Participación activa: Está probablemente de mas decir que la escucha activa e intervención activa de todos los participantes es lo que da a la reunión su sentido y su mayor efectividad. Quedarse callado en una reunión es signo de que la persona probablemente no debería estar ahí; a su vez, no prestar atención a lo que se dice en la reunión es sin duda alguna la confirmación de semejante tragedia. Es en este punto donde se vuelve crucial eliminar con anticipación todos los elementos distractores presentes. A su vez, evitar múltiples micro-reuniones dentro de una reunión es importante para mantener la atención donde realmente importa.
   
4. Acciones a tomar: Toda reunión efectiva debe hacer un llamado a la acción, incluso cuando la acción a tomar sea «no hacer nada», esta debe ser una decisión consciente del equipo; en caso contrario la reunión no habrá servido de nada.
   
5. Seguimiento: Una acción adecuadamente planteada debe incluir no solo el acto a realizar, sino también un dueño o encargado de asegurarse de que la acción sea realizada, y un tiempo adecuado de revisión y de ejecución. Estas acciones y seguimientos deben quedar plasmados en unas minutas de la reunión.

El arte de comunicarse

Un aspecto crucial a considerar por encima de los cinco factores mencionados anteriormente es la comunicación.

El combustible, la esencia de toda reunión son las ideas expresadas o comunicadas entre los diversos participantes mediante palabras, imágenes y otros recursos como el lenguaje corporal.

En ese sentido tener la capacidad de articular ideas de forma que la audiencia a la que se le presentan estas ideas pueda asimilarlas es fundamental.

Recursos como la articulación vocal, el lenguaje corporal, los diagramas proveen a los participantes una rica plataforma de comunicación y dan a la reunión su máxima efectividad.

Una herramienta de alto valor en esta dinámica es la gestión del enfoque: es decir, cuando un participante está transmitiendo una idea, especialmente si es compleja, poder dar recursos a la audiencia para saber en todo momento sobre qué se está enfocando la discusión. El uso adecuado de filminas, gráficos, énfasis vocales, pantallas compartidas, resaltado de áreas de contenido ayudan de forma definitiva a mantener la atención de la audiencia sobre la discusión.

El reto de las reuniones remotas

Es cada vez más frecuente la necesidad de discusiones detalladas con audiencias o participantes que no están co-ubicados. Es decir que participan de la reunión por a través de algún método electrónico como la videoconferencia, el teléfono, el chat, o una mezcla de estos.

Los beneficios de las reuniones remotas son innegables: conectar a muchos participantes de diversas ubicaciones al rededor del mundo sin tener que transportarlos físicamente; permite realizar interacciones que de otra forma serían prohibitivamente caras.

Pero, las reuniones remotas tienen un alto precio. No tenemos a mano el lenguaje corporal, la interacción análoga es reemplazada por una interacción que se ve limitada por las capacidades de micrófonos y cámaras que miran capturan sonido e imágenes de un solo punto focal.

Es por esto que es sumamente importante anticipar estas dificultades y atenderlas antes de que simplemente echen a perder el valor de la reunión:

Acá ofrecemos algunas técnicas de utilidad:

1. Deshágase de los elementos distractores. El celular, el Internet, el Email, otras personas ajenas a la reunión.
   
2. Prepárese para la reunión: Lea la agenda, los objetivos, los participantes; defina quienes van a asistir y prepare lo que va a decir como línea temática.
   
3. Articule de forma efectiva sus palabras al teléfono. Si le es posible comparta su imagen de vídeo en la reunión; al profundizar en algún tema comparta su pantalla, dibuje, resalte palabras clave sobre lo que se está conversando.
   
4. Proponga acciones, diga lo que piensa, escuche con detenimiento lo que otros dicen.
   
5. Tome nota de la discusión, haga preguntas
   
6. Evite las discusiones adyacentes
   
7. Escuche las señales de su audiencia: ¿Está la audiencia muy callada? ¿es la participación deficiente? Probablemente no se está gestionando la reunión de manera adecuada.

El siguiente enlace muestra una evaluación heurística que puede usar para evaluar el desempeño de las reuniones.

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1a2rItr357xpdMyhvUf8yghdhzST_DGZufCrbi_v8ye8/edit?usp=sharing

Ver también:

The EMRI Framework: https://www.linkedin.com/pulse/emri-framework-jose-nunez/

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