Este tutorial explica cómo implementar fácilmente un formulario móvil para recolectar datos de inspecciones de ingeniería (en este caso, sistemas de refrigeración) utilizando herramientas de Microsoft (OneDrive, Excel, Forms, Power Apps) y/o Google Docs (Google Drive, Sheets, Forms).
Contenido
Caso de ejemplo:
Captura de datos para el monitoreo del mantenimiento de sistemas de refrigeración con los siguientes campos:
- Encargado de la toma
- Número de equipo
- Número de activo
- Capacidad del equipo (BTU/hr)
- Tipo de refrigerante
- Carga inicial (kg)
- Total cargado (kg)
Diagrama de Bloques del Proceso
Formulario Móvil (Microsoft Forms / Google Forms / Power Apps)
↓
Captura y envío inmediato de datos
↓
Almacenamiento automático en hoja electrónica
(Excel en OneDrive / Google Sheets en Drive)
↓
Visualización y Análisis
(Excel Online / Google Sheets)
Método 1: Microsoft Forms y Excel Online (OneDrive)
Paso a Paso:
- Crear un formulario:
- Ingresa a Microsoft Forms.
- Crea un nuevo formulario con los campos descritos anteriormente.
- Ajusta cada campo según sea necesario (texto, número, desplegable, etc.).
- Configurar autenticación del formulario:
- En la configuración del formulario, elige si deseas permitir respuestas anónimas (sin autenticación) o restringir las respuestas solo a usuarios autenticados dentro de tu organización.
- Almacenar datos automáticamente en Excel:
- Desde Forms, configura la opción «Abrir en Excel» para vincular automáticamente las respuestas a una hoja de Excel almacenada en OneDrive.
- Uso móvil del formulario:
- Comparte el enlace del formulario para uso móvil.
- Los usuarios podrán llenar el formulario desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
- Análisis de datos:
- Los datos capturados se almacenarán automáticamente en la hoja Excel en OneDrive.
- Usa Excel Online o descarga el archivo para análisis más detallado.
Método 2: Google Forms y Google Sheets (Google Drive)
Paso a Paso:
- Crear formulario en Google Forms:
- Accede a Google Forms.
- Crea un nuevo formulario y agrega los campos indicados.
- Configurar autenticación del formulario:
- Desde la configuración de Google Forms, elige si deseas restringir las respuestas a usuarios autenticados en tu dominio o permitir respuestas anónimas.
- Vincular formulario a una hoja de cálculo:
- En Google Forms, selecciona la opción «Respuestas» y luego el ícono «Crear hoja de cálculo» para vincular automáticamente las respuestas a Google Sheets.
- Acceso móvil al formulario:
- Comparte el enlace del formulario para captura móvil desde cualquier dispositivo con conexión.
- Visualización y análisis:
- Las respuestas se almacenan en tiempo real en Google Sheets, permitiendo análisis inmediato de la información recolectada.
Método 3: Microsoft Power Apps (para ubicación geográfica automática)
Paso a Paso:
- Crear aplicación móvil en Power Apps:
- Ingresa a Microsoft Power Apps.
- Crea una nueva aplicación tipo «Canvas» e incluye campos descritos anteriormente.
- Configurar captura automática de ubicación:
- Utiliza la función
Location.LatitudeyLocation.Longitudedentro de tu aplicación para capturar automáticamente la ubicación geográfica del dispositivo que responde.
- Utiliza la función
- Vincular aplicación a Excel:
- Conecta la aplicación a una hoja Excel almacenada en OneDrive para almacenar automáticamente los datos recolectados.
- Distribución y uso de la aplicación móvil:
- Publica la aplicación y comparte el enlace con los usuarios que realizarán las inspecciones.
- Los usuarios capturan los datos directamente desde la aplicación.
- Análisis de datos:
- Los datos recolectados estarán disponibles en tiempo real en Excel.
Consideraciones adicionales:
- Existen diferencias importantes en la capacidad para elegir tipos de datos y realizar validaciones:
- Microsoft Forms: Opciones básicas de validación.
- Google Forms: Mayor variedad de validaciones avanzadas.
- Power Apps: Captura avanzada de datos, incluyendo ubicación geográfica automática y mayor flexibilidad en validaciones personalizadas.
¡Ahora estás listo para implementar eficazmente la captura digital de datos en tus inspecciones de campo!
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